Publicado: 3 de Mayo de 2017

El termini en què ha de conservar tota la documentació comptable i fiscal d'un exercici és de 6 anys des de la data de l'últim apunt comptable

D'acord amb el Codi de Comerç els llibres i justificants de l'empresa, s'han de conservar, durant 6 anys, a partir de l'últim assentament realitzat.

A efectes fiscals els llibres de comptabilitat, llibres registres, així com els suports documentals (factures, documents bancaris, etc.), inclosos els programes i arxius informàtics i qualsevol altre justificant que tingui transcendència fiscal, s'han de conservar, almenys, durant el període ( actualment de 4 anys) en què l'Administració té dret a comprovar i liquidar deute tributari. Aquest termini comença a comptar des del dia en què finalitzi el termini voluntari de presentació de la corresponent declaració o autoliquidació que s'estigui analitzant.

        Així per exemple, una societat ha de conservar tota la documentació relativa a l'any 2015:

• A efectes fiscals: fins el 26 de juliol de al 2020 (quatre anys des de la presentació de l'última declaració de l'any 2016 que va ser la de l'Impost sobre Societats, presentada el 25 de juliol de 2016).

• A efectes mercantils: fins al 31 de desembre de 2021 (sis anys des de l'últim apunt comptable en la comptabilitat de 2015).

Davant aquesta regla general cal esmentar dos supòsits especials i molt habituals:

1r.- Es declaren bases imposables negatives en l'Impost sobre Societats (IS): tots els justificants comptables i documentals, així com la declaració de l'IS de l'exercici en què es va generar la base imposable negativa, s'han de conservar durant el termini que hi hagi des que es genera la base negativa fins que aquesta sigui compensada en la seva totalitat, més els 4 anys de prescripció de l'exercici en què es compensa dita base imposable negativa.

Si bé, amb la nova Llei 27/2014 d'Impost sobre Societats, amb efectes des de l'1 de gener de 2015, tot i que la capacitat de comprovació de l'Administració tributària no prescriu, però, a l'efecte de la comprovació de les bases imposables negatives pendents de compensar per qualsevol entitat, es limita el termini temporal d'aquest dret de comprovació a deu anys a comptar de l'endemà del dia en què finalitzi el termini per presentar la declaració o autoliquidació corresponent al període impositiu en què es va generar el dret a seva compensació.

Un cop transcorregut aquest termini de deu anys, encara que prescriu la capacitat de l'Administració per comprovar i investigar aquestes bases imposables negatives, és a dir, l'Administració tributària no pot modificar l'import de les bases imposables negatives declarades pel contribuent, però, a efectes de consolidar la compensació de les mateixes, està obligat a l'acreditació de la procedència i quantia de les bases imposables negatives la compensació pretengui realitzar. Per a això ha d'exhibir a l'Administració tributària la corresponent liquidació o autoliquidació de la qual hagi resultat la base imposable negativa, així com la comptabilitat, amb acreditació del seu dipòsit durant el termini d'aquests deu anys en el Registre Mercantil.

.- Hi ha factures d'immobilitzat: aquestes factures s'han de conservar durant tots els exercicis en què generi despesa d'amortització, més els 4 anys de prescripció a comptar de l'exercici en què s'acaba d'amortitzar aquest element d'immobilitzat.

RECORDEU: Guardar de manera separada les factures dels elements d'immobilitzat que li generen despesa per amortització, i tota la documentació relativa a exercicis en què s'ha declarat base imposable negativa en l'IS (ja que, en aquests casos, el termini de deure de conservació de la documentació pot excedir dels 6 anys).

A GAP Assessors, podem ajudar-vos a complir amb les obligacions legals de la vostra empresa.